Como usar menos papel na sua empresa

Saiba os principais benefícios e como tornar a sua companhia mais sustentável utilizando menos papel
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Atualmente, ações sustentáveis vêm cada vez ganhando mais espaço na nossa sociedade.

Neste quesito, se espera que as empresas tenham consciência que suas ações são extremamente importantes para preservar o nosso planeta.

Uma das formas mais eficientes de colocar tais atitudes em prática é reduzir o uso de papel dentro das grandes companhias.

O incentivo precisa ser trabalhado pelos empresários e gestores, auxiliando na conscientização de toda a sua equipe, além de ser indispensável investir em treinamentos e palestras sobre a importância da sustentabilidade. 

Além disso, é fundamental que a empresa se certifique sobre a sua cultura corporativa, estimulando e valorizando hábitos sustentáveis no seu dia a dia. 

Pensando nisso, hoje separamos um artigo com algumas dicas de como é possível diminuir o uso de papel na sua empresa e a importância de adotar medidas mais sustentáveis. Confira!

Por que a redução de papel é importante para a sua empresa?

É normal que as empresas precisem de diversos documentos para conseguir dar prosseguimento em suas atividades.

Contudo, quando falamos de redução do uso de papel, é interessante adaptar tais documentos. 

Atualmente, a tecnologia nos permite ter acesso à documentação de forma online, ou seja, com maior praticidade e economia.

Além da economia financeira e praticidade no cotidiano, existem alguns outros benefícios para a empresa com a redução de papel. Vamos listar alguns deles a seguir.

Diminuição de riscos de perda

Nos últimos anos, a digitalização de documentos ganhou muito espaço nos escritórios e grandes empresas.

Com isso, o risco de perder papéis importantes caiu drasticamente, uma vez que a internet permite que arquivos sejam guardados de forma segura na nuvem. 

Inclusive, utilizar aplicativos de gerenciamento de tarefas e notas rápidas também é uma forma de evitar as impressões de documentos que serão usados apenas para a leitura rápida e em seguida descartados.

Já quando falamos sobre arquivos que precisam ficar guardados e adotamos papéis para manter tais documentações guardadas, o risco de perda é muito mais alto.

As folhas de sulfite acabam absorvendo a umidade do ambiente com muita facilidade, acelerando o processo de deterioração do papel.

Além disso, existem outros fatores que desgastam as folhas a longo prazo, como a atuação de agentes físicos, no caso: insetos, roedores e o próprio homem, em eventual imperícia na manipulação dos arquivos.

Mais espaço físico no ambiente

Para procurar uma informação por meio de papéis, com certeza você terá que gastar um tempinho para encontrar o que precisa, ainda mais se as informações não estão devidamente organizadas.

Pense também no cenário de uma empresa de grande porte. Imagine o quanto de espaço físico uma sala de arquivos ocupa?

Pensando nisso, investir na redução da impressão de documentos e optar pelas suas versões eletrônicas é uma maneira de ter um armazenamento e uma gestão mais fácil dos arquivos.

Consequentemente, a organização e o acesso aos documentos também se torna mais eficiente, além de ser muito mais seguro contra imprevistos que podem acontecer. 

Além do mais, com os arquivos eletrônicos, não há risco de perder as informações por desgastes ou danos no manuseio dos papéis.

Como reduzir a utilização do papel na sua empresa

Claro que, em algumas situações, o uso do papel será necessário. Entretanto, não é só por causa disso que você não pode incentivar outras práticas vantajosas ao meio ambiente, como a reciclagem de papel. 

Sendo assim, invista em ações que estimulem os seus funcionários a destinar corretamente todo o material que não será mais utilizado e que pode ser encaminhado para uma empresa especializada em reciclagem de papel.

Além disso, antes de realizar uma impressão, se pergunte: este papel será realmente necessário ou você poderá utilizar as suas informações de forma digital?

Com a publicação do decreto de nº 10.278, os documentos que forem digitalizados, desde que sigam os requisitos técnicos definidos pela lei, possuem o mesmo valor jurídico que um físico.

Dito isso, é importante ressaltar que a lei também possibilita que após o documento ser digitalizado, o arquivo físico original possa ser descartado.

Como você leu acima, a digitalização de documentos traz muitos benefícios, principalmente quando falamos de agilidade, redução de gastos e potencialização das atividades diárias.

Por isso, é ideal que uma empresa adote medidas, como investir em computadores, para evitar custos altos a longo prazo. Assim, o uso de papéis e soluções para impressão, como toner e folhas, podem ser utilizados de forma inteligente.

ERIC BARBOSA – SEO MARKETING

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